E-Rechnungspflicht 2026: Fristen, Ausnahmen und Formate

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisiert verarbeiten lässt. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail erfüllt diese Definition nicht — sie gilt rechtlich nur noch als „sonstige Rechnung“, genau wie eine Papierrechnung. Ohne eingebettetes, maschinenlesbares XML-Datenformat ist es keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind zunächst nur inländische B2B-Umsätze — Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen an Privatpersonen oder an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Zwei praktisch wichtige Sonderfälle:

• Vermieter, die gegenüber ihren Mietern zur Umsatzsteuer optiert haben (§ 9 UStG), gelten ebenfalls als B2B-Fall.
• Auch wer ausschließlich umsatzsteuerfrei an Privatpersonen vermietet, ist auf der Empfangsseite betroffen — z. B. wenn ein Handwerker eine Renovierung als E-Rechnung abrechnet.

Ausnahmen von der Pflicht

Zwei Ausnahmen gelten unabhängig von den Übergangsfristen dauerhaft:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag sowie Fahrausweise — hier reicht weiterhin eine sonstige Rechnung.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen versenden — sie müssen aber E-Rechnungen empfangen und lesen können.

Übergangsfristen: Bis wann muss ich umstellen?

Auf der Empfangsseite muss jeder Unternehmer seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen entgegennehmen können — das lässt sich nicht verschieben. Auf der Ausstellerseite gibt es drei Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2026: alle Unternehmen dürfen Umsätze weiterhin per PDF, Papier oder anderem elektronischen Format abrechnen.
• Bis Ende 2027: zusätzlich für Unternehmen mit maximal 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Bis Ende 2027: für Umsätze, die über ein bereits genutztes EDI-Verfahren abgerechnet werden.

Auch wenn eine Übergangsfrist für dich gilt: Große Kunden verlangen oft schon jetzt aktiv E-Rechnungen. Wer frühzeitig umstellt, verliert diese Aufträge nicht.

ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?

Beide Formate erfüllen laut BMF die Vorgaben der Norm EN 16931. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt im Zweifel der strukturierte XML-Teil, nicht das für Menschen lesbare PDF-Bild — bei Abweichungen hat die Maschine also Vorrang vor dem Auge.

Pflichtangaben einer Rechnung

E-Rechnung hin oder her — die inhaltlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ändern sich nicht. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
• Leistungszeitpunkt
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Aufbewahrungsfristen

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen: 8 Jahre (seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, zuvor 10 Jahre). Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres der letzten Änderung an der Rechnung. Aufbewahrt werden muss die Rechnung unveränderbar in ihrem ursprünglichen Format — bei ZUGFeRD reicht es laut aktualisiertem GoBD-Schreiben, wenn der strukturierte XML-Teil archiviert wird.