Was ist XRechnung? Einfach erklärt

Definition

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Es setzt das europäische Datenmodell EN 16931 in einer deutschen Ausprägung um (eine sogenannte CIUS — Core Invoice Usage Specification) und wird vom IT-Planungsrat als nationaler Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben.

Anders als ZUGFeRD enthält eine XRechnung kein PDF — sie besteht ausschließlich aus maschinenlesbarem XML und ist für Menschen ohne Zusatz-Software nicht direkt lesbar.

Wofür wird XRechnung benötigt?

Seit November 2020 sind Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend im XRechnung-Format (oder einem anderen EN-16931-konformen Format) einzureichen. Viele Landes- und Kommunalbehörden sowie ein Teil der Bundesländer haben eigene, ähnliche Regelungen. Seit 2025 gilt zusätzlich die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht — hier ist meist ZUGFeRD die praktischere Wahl, XRechnung bleibt aber ebenfalls zulässig.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Ohne Hilfsmittel sieht man nur den XML-Quelltext. Mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer von rechnung2e lässt sich der Inhalt als übersichtliche Tabelle mit Verkäufer, Käufer, Positionen und Steuersätzen ansehen und sogar bearbeiten.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Für Rechnungen an Behörden ist meist XRechnung vorgeschrieben. Für normale B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD oft praktischer, da der Empfänger weiterhin ein normales PDF sieht. Einen ausführlichen Vergleich gibt es auf der Seite PDF vs. XRechnung.

Wichtiges Pflichtfeld: die Leitweg-ID

Rechnungen an Behörden benötigen fast immer eine sogenannte Leitweg-ID als Käuferreferenz, damit die Rechnung intern automatisch zugeordnet werden kann.