PDF vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?
Eine normale PDF-Rechnung ist rechtlich keine E-Rechnung mehr. Der Unterschied zwischen PDF, ZUGFeRD und XRechnung — und wann welches Format erlaubt ist.
Warum eine PDF keine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist gesetzlich definiert als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisiert verarbeiten lässt. Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei erfüllt diese Definition nicht — sie gilt rechtlich nur als „sonstige Rechnung“, genauso wie eine Papierrechnung, unabhängig davon, wie professionell sie aussieht.
Strukturiert vs. unstrukturiert
Eine normale PDF enthält Text und Layout, aber keine maschinenlesbare Datenstruktur — Software kann Rechnungsnummer, Beträge oder Steuersätze nicht zuverlässig automatisch auslesen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD hinterlegen dieselben Angaben zusätzlich als strukturiertes XML nach EN 16931.
ZUGFeRD als Brücke
ZUGFeRD kombiniert beide Welten: ein normales, für Menschen lesbares PDF mit eingebettetem XML für die automatische Verarbeitung. Für Unternehmen, die den Umstieg von reinen PDF-Rechnungen möglichst reibungslos gestalten wollen, ist ZUGFeRD daher oft der pragmatischste Weg.
Wann reicht eine PDF noch?
- Bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C) — hier greift die E-Rechnungspflicht nicht.
- Während der Übergangsfrist bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 bei unter 800.000 € Vorjahresumsatz) — dann allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Bei Kleinbetragsrechnungen und bestimmten steuerfreien Umsätzen, die von der Pflicht ausgenommen sind.
Details zu Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Aus PDF eine E-Rechnung machen
Lade deine bestehende PDF-, Word-, ODT- oder Pages-Rechnung hoch — rechnung2e liest die Daten aus und erzeugt daraus automatisch eine gültige ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei.
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