Leitweg-ID finden: So bekommst du sie (mit Beispiel)

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein bundeseinheitlicher Adressierungscode, mit dem eine XRechnung intern beim empfangenden Behörden-Rechnungseingang automatisch der richtigen Stelle zugeordnet werden kann. Sie wird technisch als „Buyer reference“ (BT-10) in der Rechnung übermittelt.

Aufbau der Leitweg-ID

Eine Leitweg-ID folgt dem Muster Bereichskennung-Feinadressierung-Prüfziffer, zum Beispiel 991-12345678-06. Der erste Teil identifiziert die Behörde bzw. den Zuständigkeitsbereich, der mittlere Teil (optional) eine interne Kostenstelle oder Abteilung, und die letzten beiden Ziffern sind eine Prüfziffer zur Fehlererkennung.

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID vergibt nicht der Rechnungssteller, sondern die Behörde, die die Rechnung bekommt. Du musst sie also bei deinem Auftraggeber finden. So gehst du am schnellsten vor:

1. Auftragsunterlagen durchsehen: Bestellung, Auftragsschreiben, Vertrag oder Ausschreibung. Dort steht sie oft unter „Leitweg-ID“, „Käuferreferenz“ oder „Rechnungsanschrift“.
2. Website der Behörde prüfen: Viele Städte, Landkreise und Landesbehörden veröffentlichen ihre Leitweg-ID auf einer Seite zur Rechnungsstellung. Suche nach „Name der Behörde Leitweg-ID“ oder „Name der Behörde E-Rechnung“.
3. Nachfragen: Bei deinem Ansprechpartner oder direkt bei der Rechnungsstelle bzw. Kämmerei. Die Behörde braucht die ID selbst, um deine Rechnung zuzuordnen, und nennt sie dir deshalb in der Regel sofort.
4. Format prüfen: Passt die ID zum Aufbau unten (Ziffern, Bindestriche, zweistellige Prüfziffer am Ende)? Dann trägst du sie genau so, ohne Leerzeichen, in die Rechnung ein.

Gibt es ein Leitweg-ID-Verzeichnis?

Ein vollständiges Verzeichnis aller Leitweg-IDs in Deutschland gibt es nicht, weil jede Behörde ihre IDs selbst vergibt und auch mehrere Leitweg-IDs für verschiedene Abteilungen haben kann. Veröffentlichte Listen einzelner Länder oder Kommunen helfen beim Suchen, maßgeblich ist aber immer die ID, die dir dein Auftraggeber nennt. Für normale Rechnungen an Unternehmen brauchst du keine Leitweg-ID.

Ohne Leitweg-ID: Was passiert?

Fehlt die Käuferreferenz in einer XRechnung an eine Behörde, verletzt das die Regel BR-DE-15 — die Rechnung gilt dann als nicht konform und wird von den meisten Rechnungseingangsportalen der öffentlichen Hand automatisch zurückgewiesen.

Leitweg-ID bei rechnung2e eintragen

Im Rechnungsformular von rechnung2e gibt es beim Käufer ein eigenes Feld „Leitweg-ID“ — die Eingabe wird automatisch korrekt als Käuferreferenz in die XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Datei übernommen.