Obligation de facturation électronique 2026 : délais, exceptions et formats

Qu'est-ce qu'une facture électronique exactement ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatisé. Un simple fichier PDF envoyé par e-mail ne répond pas à cette définition — juridiquement, il ne compte plus que comme une « autre facture », tout comme une facture papier. Sans format de données XML intégré et lisible par machine, ce n'est pas une facture électronique au sens de la loi.

Qui est concerné ?

Seules les transactions B2B nationales sont concernées dans un premier temps — factures entre entreprises basées en Allemagne. Les factures à des particuliers ou à des entreprises à l'étranger ne sont pas soumises à l'obligation. Deux cas particuliers pratiquement importants :

• Les bailleurs ayant opté pour l'assujettissement à la TVA vis-à-vis de leurs locataires (§ 9 UStG) sont également considérés comme un cas B2B.
• Toute personne louant exclusivement en exonération de TVA à des particuliers est concernée du côté réception — par exemple lorsqu'un artisan facture une rénovation sous forme de facture électronique.

Exceptions à l'obligation

Deux exceptions s'appliquent durablement, indépendamment des périodes transitoires :

• Les factures de faible montant jusqu'à 250 € au total ainsi que les titres de transport — une facture ordinaire suffit encore ici.
• Les petites entreprises (Kleinunternehmer) selon le § 19 UStG ne sont pas tenues d'envoyer des factures électroniques — mais elles doivent pouvoir les recevoir et les lire.

Périodes transitoires : jusqu'à quand dois-je m'adapter ?

Du côté réception, chaque entreprise doit pouvoir accepter des factures électroniques depuis le 1.1.2025 — cela ne peut pas être reporté. Du côté émission, il existe trois régimes transitoires :

• Jusqu'à fin 2026 : toutes les entreprises peuvent encore facturer par PDF, papier ou un autre format électronique.
• Jusqu'à fin 2027 : en plus pour les entreprises réalisant au maximum 800 000 € de chiffre d'affaires l'année précédente.
• Jusqu'à fin 2027 : pour les transactions facturées via une procédure EDI déjà utilisée.

Même si une période transitoire s'applique à vous : les grands clients exigent souvent déjà activement des factures électroniques. Passer au format électronique tôt ne vous fera pas perdre ces contrats.

ZUGFeRD ou XRechnung — quelle est la différence ?

Selon le ministère fédéral des Finances (BMF), les deux formats répondent aux exigences de la norme EN 16931. Pour les formats hybrides comme ZUGFeRD, c'est la partie XML structurée qui prévaut en cas de doute, et non l'image PDF lisible par l'humain — en cas d'écart, la machine a donc priorité sur l'œil.

Mentions obligatoires d'une facture

Facture électronique ou non — les mentions obligatoires selon le § 14 al. 4 UStG ne changent pas. Si l'une d'entre elles manque, la facture n'est pas conforme et le destinataire perd la déduction de la taxe en amont :

• Nom et adresse complets de l'émetteur et du destinataire de la facture
• Numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire de l'entreprise prestataire
• Date d'émission et numéro de facture séquentiel
• Quantité et désignation de la livraison ou nature et étendue de la prestation
• Date de la prestation
• Montant ventilé par taux de taxe, montant de la taxe ou mention d'exonération

Durées de conservation

Les factures électroniques sont soumises aux mêmes durées de conservation que les factures papier : 8 ans (depuis la quatrième loi d'allègement bureaucratique, contre 10 ans auparavant). Le délai commence à la fin de l'année de la dernière modification de la facture. La facture doit être conservée sans modification dans son format d'origine — pour ZUGFeRD, selon la circulaire GoBD actualisée, il suffit d'archiver la partie XML structurée.