Was ist ZUGFeRD?

Bedeutung und Definition

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format ist hybrid: ein normales PDF/A-3-Dokument, in das eine strukturierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 eingebettet ist.

Menschen sehen die Rechnung wie gewohnt als PDF. Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die eingebetteten Daten aus, sodass niemand mehr Rechnungsnummer, Beträge oder Steuersätze abtippen muss. Entwickelt wird ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einem Zusammenschluss von Verbänden, Unternehmen und Behörden.

So ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut

• Das Sichtteil: eine PDF/A-3, also eine PDF im Archivformat, die überall gleich aussieht und langfristig lesbar bleibt.
• Der Datenteil: eine eingebettete XML-Datei (meist factur-x.xml) in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Es ist dieselbe Syntax wie bei einer XRechnung in CII.
• Die Profilkennung: In der XML steht, nach welchem Profil die Rechnung erstellt wurde, z. B. EN 16931. Daran erkennt die Software, welche Angaben sie erwarten kann.

Rechtlich maßgeblich sind die XML-Daten. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML. Deshalb sollten beide immer aus denselben Daten erzeugt werden.

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und gelten deshalb nicht als E-Rechnung. Für die meisten Unternehmen ist EN 16931 die richtige Wahl. Welche Profile als E-Rechnung zugelassen sind, zeigt der Vergleich aller ZUGFeRD-Profile.

ZUGFeRD-Versionen: 1.0, 2.0 und neuer

ZUGFeRD 1.0 erschien 2014 und basiert noch nicht auf EN 16931. Rechnungen in diesem Format erfüllen die E-Rechnungspflicht nicht. Mit ZUGFeRD 2.0 wurde das Format an die europäische Norm angepasst und ist seitdem technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Ab Version 2.0.1 erkennt die Finanzverwaltung ZUGFeRD als E-Rechnung an. Die neueren Versionen 2.1, 2.2 und 2.3 bringen vor allem Korrekturen und kleinere Erweiterungen.

ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen spätestens ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028. Eine ZUGFeRD-Rechnung ab Profil BASIC erfüllt diese Pflicht. Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail dagegen nicht mehr, siehe PDF vs. XRechnung. Alle Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Vorteile gegenüber reinem XML

Der große Vorteil von ZUGFeRD gegenüber XRechnung: Der Empfänger braucht keine spezielle Software, um die Rechnung zu lesen. Ein normaler PDF-Betrachter genügt. Das macht ZUGFeRD praktisch für den B2B-Rechnungsversand, bei dem nicht jeder Empfänger auf reine XML-Dateien vorbereitet ist. Für Rechnungen an Behörden wird dagegen häufig reines XRechnung-XML verlangt.

ZUGFeRD-Rechnung prüfen

Ob eine ZUGFeRD-PDF wirklich eine gültige E-Rechnung ist, sieht man ihr von außen nicht an. Der kostenlose ZUGFeRD- und XRechnung-Validator liest die eingebettete XML aus, zeigt das Profil und prüft die Rechnung gegen die offiziellen Regeln, ohne Anmeldung.