Was ist XRechnung?

Definition

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Es setzt das europäische Datenmodell EN 16931 in einer deutschen Ausprägung um, einer sogenannten CIUS (Core Invoice Usage Specification). Die CIUS legt fest, welche der optionalen Felder der Norm in Deutschland Pflicht sind, etwa die Käuferreferenz oder die Kontaktdaten des Verkäufers.

Herausgegeben wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Anders als ZUGFeRD enthält eine XRechnung kein PDF. Sie besteht ausschließlich aus maschinenlesbaren Daten und ist ohne passende Software für Menschen nicht direkt lesbar.

Das XRechnung-Format

Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei mit der Endung .xml. Für den Aufbau gibt es zwei gleichwertige Syntaxen:

• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice): dieselbe Syntax, die auch in ZUGFeRD steckt. Viele deutsche Rechnungsprogramme erzeugen CII.
• OASIS UBL 2.1 (Universal Business Language): verbreitet im europäischen Peppol-Netzwerk und bei vielen ERP-Systemen.

Behörden müssen beide Syntaxen annehmen. Welche Version eine Datei nutzt, steht im Feld „Specification identifier“ (BT-24). Für XRechnung 3.0 lautet er urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Öffnest du eine XRechnung im Texteditor, siehst du verschachtelte Elemente wie <ram:BuyerReference> oder <ram:GrandTotalAmount>. Jedes Element steht für ein Geschäftsfeld der Norm (Business Term, kurz BT). Ein festes Layout gibt es nicht: Wie die Rechnung am Bildschirm aussieht, entscheidet die Software des Empfängers.

Eine gültige Beispiel-XRechnung zum Download mit Erklärung der wichtigsten Felder findest du hier. Im kostenlosen XRechnung-Viewer kannst du jede XRechnung lesbar anzeigen und als PDF speichern.

Pflichtangaben einer XRechnung

Neben den üblichen Rechnungsangaben nach § 14 UStG verlangt XRechnung einige zusätzliche Felder. Die wichtigsten:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
• Name und Anschrift des Käufers
• Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID
• Kontaktdaten des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail)
• Elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer, meist die E-Mail-Adresse
• Mindestens eine Rechnungsposition mit Menge, Einheit und Preis
• Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbeträge
• Zahlungsinformationen wie Fälligkeit oder Bankverbindung

Fehlt eine Angabe, meldet die Prüfung einen Fehler mit einem Regelcode wie BR-DE-15 (Käuferreferenz fehlt). Was jeder Code bedeutet, erklärt das Fehlerlexikon.

Wer braucht eine XRechnung?

Rechnungen an Behörden (B2G): Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen stellen, in der Praxis meist als XRechnung. Die Bundesländer haben eigene Regeln mit eigenen Fristen. Für die Zuordnung braucht die Behörde fast immer eine Leitweg-ID.

Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B): Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen spätestens ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle übrigen). Die XRechnung ist dafür ebenso zulässig wie ZUGFeRD. Details zu Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Wie wird eine XRechnung verschickt?

Zwischen Unternehmen genügt meist eine E-Mail mit der XML-Datei als Anhang. Behörden nutzen eigene Eingangsportale, beim Bund die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Außerdem lassen sich XRechnungen über das Peppol-Netzwerk übermitteln. Welchen Weg dein Kunde erwartet, steht in der Regel im Auftrag.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Für Rechnungen an Behörden ist meist XRechnung vorgeschrieben. Für normale B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD oft praktischer, da der Empfänger weiterhin ein normales PDF sieht. Mehr dazu auf PDF vs. XRechnung und im Vergleich der ZUGFeRD-Profile.